Mendefinisikan Ulang ROI Teknologi: Menyatukan Ekspektasi TI dan Bisnis

Terlepas dari ketidakpastian ekonomi, organisasi menyadari bahwa berinvestasi dalam teknologi sangat penting untuk mendorong inovasi dan mempertahankan keunggulan kompetitif. Namun, tidak semua investasi diciptakan sama. Beberapa mendorong ROI segera, sementara yang lain mungkin tertinggal atau kurang memenuhi harapan. Untuk menjelaskan keputusan investasi teknologi, AWS bermitra dengan Enterprise Strategy Group TechTarget untuk mensurvei 1.000 manajer TI dan lini bisnis (LOB) senior di 10 industri secara global. Studi ini berusaha mengungkap investasi teknologi mana yang memberikan pengembalian tertinggi, mana yang berkinerja buruk, dan mengapa. Anda dapat membaca laporan lengkap tentang Mengevaluasi ROI Investasi Teknologi Besar.

Salah satu wawasan yang paling mencolok dari penelitian ini adalah bahwa, di era ketika teknologi dapat membuat atau menghancurkan kesuksesan perusahaan, ada kurangnya keselarasan antara TI dan pemimpin bisnis tentang nilai inisiatif teknologi. Bahkan, sementara rata-rata organisasi melakukan investasi yang cukup besar di lebih dari 10 bidang teknologi yang berbeda selama 12 hingga 24 bulan terakhir, ada kesenjangan persepsi yang signifikan antara kedua kelompok mengenai pengembalian investasi tersebut. Kesenjangan ini berasal dari seberapa dekat kelompok-kelompok ini terlibat dalam pengambilan keputusan dan penggunaan teknologi yang sebenarnya. Mereka yang tidak terlalu menerapkan strategi investasi atau implementasi teknologi cenderung tidak melaporkan pengembalian positif.

Hal ini mempersulit untuk menyetujui teknologi mana yang harus diprioritaskan dan di mana mengalokasikan sumber daya, dan dapat menyebabkan deployment yang kurang dimanfaatkan atau tidak efektif. Dan itu merenggangkan hubungan antara IT dan pemangku kepentingan bisnis. Menjembatani kesenjangan ini sangat penting untuk memastikan bahwa investasi teknologi selaras dengan tujuan bisnis yang lebih luas dan memberikan dampak nyata di seluruh organisasi. Untuk itu, saya ingin menyampaikan beberapa pendekatan yang saya lihat bekerja untuk organisasi dalam upaya mereka untuk menyelaraskan pembuat keputusan dan memaksimalkan ROI teknologi.

Salah satu cara untuk menciptakan keselarasan adalah bagi pemangku kepentingan senior untuk membangun kerangka kerja yang jelas untuk realisasi nilai di depan. Upaya ini dapat berfungsi untuk memandu pengambilan keputusan dan penilaian ROI di masa depan.

Mengadopsi kerangka kerja bersama dapat membantu para pemimpin bisnis dan TI menyelaraskan pendekatan yang berpusat pada pelanggan yang menempatkan kebutuhan pelanggan terlebih dahulu, selaras dengan nilai bisnis daripada mengejar tren, dan memberikan alasan yang jelas untuk keputusan investasi berdasarkan tujuan bisnis yang telah ditentukan.

Misalnya, AWS Cloud Value Framework menawarkan alat yang berharga untuk memetakan investasi teknologi ke hasil bisnis, menguraikan lima pendorong nilai utama yang perlu dipertimbangkan ketika membuat keputusan investasi:

1. Penghematan biaya (TCO): Berfokus pada menyediakan penghematan atau penghindaran biaya. KPI dapat mencakup pengeluaran TI dan pengeluaran infrastruktur.
2. Produktivitas staf: Bertujuan untuk meningkatkan output, efisiensi, dan kolaborasi. KPI mungkin termasuk proyek yang disampaikan dan waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan strategis.
3. Ketahanan operasional: Memastikan kelangsungan bisnis selama gangguan tak terduga atau kondisi yang berubah. KPI mungkin melacak insiden keamanan dan waktu henti yang tidak direncanakan.
4. Ketangkasan bisnis: Meningkatkan fleksibilitas operasional dan kecepatan masuk ke pasar. KPI dapat mengukur waktu ke pasar dan waktu untuk wawasan yang dapat ditindaklanjuti.
5. Keberlanjutan: Meminimalkan dampak lingkungan dari operasi. KPI mungkin fokus pada pengurangan karbon.

Penting untuk dicatat bahwa pendorong nilai ini tidak saling eksklusif. Investasi teknologi dapat diselaraskan dengan beberapa penggerak secara bersamaan dan memperkuat dampak keseluruhan mereka pada bisnis.

Banyak organisasi jatuh ke dalam perangkap menetapkan periode balik modal yang terlalu optimis untuk investasi teknologi mereka, seringkali mengharapkan balik modal dalam 7-12 bulan. Pemikiran jangka pendek ini dapat mengarah pada implementasi yang tergesa-gesa dan fokus pada kemenangan cepat yang menutupi manfaat jangka panjang signifikan. Kenyataannya adalah bahwa banyak investasi teknologi, terutama yang transformatif atau kompleks, membutuhkan lebih banyak waktu untuk matang dan memberikan nilai penuhnya.

Untuk mengatur dan mengelola harapan yang realistis, akan membantu jika Anda:

• Menyatukan pemangku kepentingan TI dan LOB untuk mengklarifikasi tujuan lebih awal, menentukan kriteria keberhasilan bersama seperti peningkatan pendapatan dan/atau pengurangan biaya, dan bangun peta jalan bersama untuk disampaikan dalam fase yang lebih kecil dan dapat dikelola.
• Mengambil pendekatan komprehensif untuk mengukur ROI, melihat melampaui metrik kuantitatif seperti pengurangan pendapatan dan biaya, untuk memasukkan manfaat kualitatif seperti peningkatan pengalaman pelanggan dan loyalitas pelanggan (dan terkadang pelanggan Anda adalah pengguna lini bisnis Anda).

Salah satu kesenjangan umum dalam perencanaan investasi teknologi adalah kurangnya komunikasi dengan pemimpin lain dalam organisasi untuk mendapatkan masukan tentang kebutuhan saat ini dan masa depan. Kolaborasi lintas fungsi memastikan bahwa investasi tidak hanya sehat secara teknis tetapi juga selaras secara strategis dengan tujuan bisnis.

Untuk mencapai nilai penuh investasi, tim TI dan bisnis perlu terlibat di semua tahap strategi investasi dan proses perencanaan, mulai dari ide hingga implementasi dan seterusnya. Ini membantu memperjelas prioritas bisnis, bersama-sama menetapkan tujuan, membuat keputusan alokasi sumber daya, dan mengembangkan strategi adopsi dengan masukan dari pengguna akhir.

Tidak mengherankan, sudut pandang pemangku kepentingan TI dan LOB mungkin berbeda selama proses ini. Untuk membangun keselarasan pemangku kepentingan secara efektif, pertimbangkan:

• Membangun kontrak sosial baru: Banyak keputusan yang merupakan “pintu dua arah” — keputusan di mana implikasinya terbatas dan konsekuensinya dapat dibalik. Di HAQM, dalam kasus tersebut alih-alih terjebak dan tidak bisa maju, kami menggunakan prinsip kepemimpinan yang disebut “tidak setuju dan berkomitmen” untuk mendengar perspektif semua orang dan kemudian secara kolektif berkomitmen pada sebuah rencana.
• Memberdayakan pengambilan keputusan yang cepat: Dalam praktiknya kita tidak mungkin memiliki 100% data di tangan sebelum membuat keputusan. Alih-alih menunggu untuk memiliki informasi sebanyak mungkin, HAQM memanfaatkan prinsip kepemimpinan “bias untuk bertindak”, biasanya bertindak dengan sekitar 70% data untuk memungkinkan perdebatan yang kuat dan mempercepat pengambilan keputusan. Ini bekerja sangat baik untuk keputusan yang dapat dibalik dan membutuhkan lebih sedikit eksperimen.

Bahkan teknologi yang paling canggih pun akan gagal mencapai potensinya jika staf tidak memiliki keterampilan untuk memanfaatkannya secara efektif. Tanpa pelatihan dan dukungan yang tepat, karyawan mungkin menolak mengadopsi teknologi baru, kembali ke cara kerja lama, atau hanya menggunakan sebagian kecil dari kemampuan alat. Selain itu, karena teknologi berkembang pesat, pembelajaran berkelanjutan dan pengembangan keterampilan menjadi penting. Organisasi harus menumbuhkan budaya pembelajaran berkelanjutan untuk terus mengantisipasi kebutuhan pelanggan dan penawaran yang kompetitif.

Untuk memaksimalkan nilai investasi teknologi, pertimbangkan:

• Bermitra dengan vendor untuk mengembangkan program pelatihan yang disesuaikan dan komprehensif serta opsi pembelajaran mandiri. Contohnya, AWS Skill Builder memiliki berbagai program untuk pembangun dan eksekutif mengenai semua aspek cloud.
• Melibatkan tim kepemimpinan dalam sesi pembelajaran mengenai alat dan teknologi baru sehingga mereka dapat menyadari apa yang tersedia untuk memberdayakan tim mereka, atau alat apa yang berisiko dibawa ke organisasi sebagai IT bayangan.
• Menyelaraskan pelatihan dengan tujuan bisnis untuk menunjukkan bagaimana keterampilan baru dapat mendorong hasil bisnis. Misalnya, menunjukkan bagaimana karyawan LOB dapat memanfaatkan asisten cerdas dengan menyusun kueri dengan benar untuk meningkatkan produktivitas mereka dan unit bisnis.

Lanskap bisnis berubah setiap hari. Alasan awal untuk investasi teknologi mungkin berbeda atau tidak lagi berlaku seiring berjalannya waktu. Cara karyawan LOB menggunakan teknologi tertentu dapat berubah. Atau kebutuhan yang dimaksudkan untuk dipecahkan oleh teknologi tertentu dapat berkembang. Mempertahankan gambaran terkini tentang bagaimana teknologi digunakan dan saling pengertian antara manajer TI dan LOB adalah perjalanan yang berkelanjutan.

Untuk mempertahankan keselarasan yang kuat di semua tingkat pemangku kepentingan dari waktu ke waktu, organisasi harus mempertimbangkan untuk menerapkan:

• Saluran komunikasi terbuka yang mendorong umpan balik yang jujur tentang keberhasilan dan tantangan dalam implementasi dan adopsi teknologi, terutama dari mereka yang menggunakan alat baru. Salah satu alat yang kami gunakan di HAQM adalah HAQM Connections, survei satu pertanyaan harian untuk karyawan yang memungkinkan kami menilai dengan cepat berbagai aspek yang terkait dengan operasi, teknologi, dan orang, di antara topik lainnya.
• Siklus tinjauan rutin dengan manajer dan pemimpin senior untuk menilai nilai berkelanjutan dan penyelarasan investasi teknologi dengan tujuan bisnis.
• Pendekatan investasi fleksibel yang memungkinkan realokasi sumber daya berdasarkan hasil aktual dan perubahan kebutuhan bisnis.

Mencapai objektivitas dan keselarasan antara TI dan LOB adalah proses yang berkelanjutan. Ini membutuhkan keterlibatan berkelanjutan, komunikasi, dan kemauan untuk menyesuaikan strategi berdasarkan hasil dunia nyata. Memprioritaskan penyelarasan sejak awal memungkinkan organisasi untuk membuat keputusan investasi yang lebih tepat, yang mengarah pada alokasi sumber daya yang lebih baik, implementasi yang lebih efektif, dan pada akhirnya, kinerja bisnis yang lebih kuat. Karena teknologi terus membentuk kembali lanskap bisnis, organisasi-organisasi yang berhasil menjembatani kesenjangan IT-LOB akan berada di posisi terbaik untuk berkembang.

Untuk temuan terperinci dan wawasan tambahan, jelajahi laporan lengkap tentang Mengevaluasi ROI Investasi Teknologi Besar.

Chris Hennesey, Enterprise Finance Strategist, AWS

Sebagai Enterprise Finance Strategist di AWS, Chris bekerja dengan eksekutif korporasi di seluruh dunia untuk berbagi pengalaman dan strategi manajemen keuangan tentang bagaimana cloud dapat membantu mereka meningkatkan kecepatan dan ketangkasan sekaligus mencurahkan lebih banyak sumber daya mereka kepada pelanggan mereka. Sebelum bergabung dengan AWS, Chris memegang beberapa peran keuangan teknologi senior di Capital One. Chris memiliki gelar BS di bidang Keuangan dan Magister Administrasi Bisnis.