「HAQM WorkDocs の特徴」

HAQM WorkDocs へのコンテンツ保存: HAQM WorkDocs には、実質的にどんなタイプのファイルでも保存できます。HAQM WorkDocs の各ユーザーアカウントには、デフォルトで 1 TB のストレージ容量が含まれています。管理者は、各ユーザーにストレージ制限を設定したり、従量制料金でユーザー用に追加のストレージを購入したりもできます。保存可能な追加データ量とドキュメント数に制限はありません。

無制限のバージョニング: 無制限のバージョニングにより、HAQM WorkDocs において以前のバージョンを容易に追跡できます。ファイルを保存するたびに、新しいバージョンが作成されます。HAQM WorkDocs を使用すれば、フィードバックがすべて特定のファイルバージョンに関連付けられるため、過去のバージョンにおけるコメントを容易に参照できます。また、所有するファイルの特定のバージョンを削除することで、より効果的にデータの上限を管理したり、何らかの理由で不要になった旧バージョンを削除してデータの保護やセキュリティに役立てることができます。

検索: HAQM WorkDocs Smart Search で検索を容易に。HAQM WorkDocs Smart Search ではコンテンツ検索が高速化されるため、ファイルの作成や編集、他のユーザーとのファイル共有に時間を割くことができます。また、ドキュメントのコンテンツや、コメント、ラベルに加え、ファイルやフォルダ名を横断して検索できます。コンテンツの格納場所、最終更新日と日付範囲、特定のファイルタイプでさらに絞り込んで検索することもできます。検索結果はソート済みのリストとして、ファイルとその格納フォルダも合わせて表示されます。

WorkDocs Drive のオフラインコンテンツとオフライン検索: WorkDocs Drive のオフライン機能を使用すると、ネットワーク接続に制限がある場合でもコンテンツにアクセスできます。さらに、オンライン時にもオフライン時にも、Smart Search を使用してコンテンツを検索することもできます。WorkDocs の Smart Search では、ファイルを名前で検索することに加え、コンテンツ、コメント、ドキュメントラベルに対するクエリも実行できます。

リンクの共有: 共有可能なリンクを使用して、誰とでもファイルを共有したり、寄稿予定の内部ユーザーを招待したり、フィードバックをリクエストしたりできます。リンクを作成する場合は、そのリンクの公開対象がすべてのユーザーか、他のユーザー限定かを決定します。リンクには有効期限とパスワードを設定可能です。

他のユーザーの招待: HAQM WorkDocs を使用すると、ユーザー名、グループ名、E メールアドレスを入力することによって、ファイルを閲覧、寄稿、共同所有できるように他の人を招待できます。また、個人的なメッセージを付けて具体的なフィードバックをリクエストし、締め切りを設定することもできます。外部とコンテンツを共有するために、外部ユーザーを招待して HAQM WorkDocs への初回ログイン時にゲストアカウントを作成できます。

1-Click ファイル共有: HAQM WorkDocs Companion を使用してワンクリックで Windows PC の Windows エクスプローラーから直接コンテンツを共有できます。この機能を使うには、お使いの Microsoft Windows PC に HAQM WorkDocs Companion アプリケーションをインストールする必要があります。HAQM WorkDocs サイトにファイルをアップロードすると、クリップボードに自動的にコピーされるリンクを使用してファイルを共有できます。

ファイル制御: HAQM WorkDocs により、ファイルに対するアクセス、コメント、ダウンロード、印刷といった操作を許可するユーザーを制御できます。変更対象ファイルをロックし、編集内容がその他の寄稿者によって上書きされないようにできるため、変更の調整が不要です。ファイルの完成時にフィードバックを無効化することも可能です。

暗号化: HAQM WorkDocs ではコンテンツは転送中および保管時に暗号化され、データのセキュリティを確保し、法規制要件やコンプライアンス要件を満たします。HAQM WorkDocs は、セキュリティを最優先と考える AWS で構築されています。

タスク管理: HAQM WorkDocs Tasks を使用すると、保留中、割り当て済み、解決済みのアクションアイテムを 1 か所で確認できます。使用できるタスクの種類には、コンテンツをレビューするために送信する、ファイルへのアクセス権をリクエストする、ファイルの所有権の移行する、サイト管理者にアクションをリクエストする、といったものがあります。Tasks は当日のアクションアイテムを強調表示するため、お客様とお客様のチームはより効率的な共同作業が可能になります。

HAQM WorkDocs Drive は、Windows エクスプローラーまたは Mac Finder での作業の容易さと HAQM WorkDocs のスケールを組み合わせたデスクトップアプリケーションです。HAQM WorkDocs Drive を使用すると、PC または Mac の貴重なディスクスペースを消費することなく、すべてのファイルをオンデマンドでデバイスから利用できます。HAQM WorkDocs Drive をユーザーのメインのユーザードライブとして使ってコンテンツを保存できるため、ネットワーク共有を使用する必要はありません。

HAQM WorkDocs Drive でアクセスするコンテンツに対する変更はすべて自動的に HAQM WorkDocs サイトに同期され、またこれには HAQM WorkDocs アプリケーションを通してその他どのようなデバイスからでもアクセスできます。

HAQM WorkDocs Drive は、Microsoft Windows PC、HAQM WorkSpaces、macOS 10.11 以降のバージョンで使用可能です。

コメント機能: HAQM WorkDocs を使用すれば、プライベートコメントの追加、コメントテキストの書式設定、コメントの解決、コメントへの返信をスレッド型の対話形式で実行できます。HAQM WorkDocs でフィードバックを付与する場合、ユーザーはファイル全体に関するコメントか特定部分に関するコメントのどちらでも追加できます。

通知:「@ユーザー名」でタグ付けすることで、そのユーザーにコメントを通知できます。また、ユーザーはファイルに対する E メール通知を無効にすることもできます。

フィードバックリクエスト: ドキュメントの共有中、他のユーザーにタスクを割り当てると、HAQM WorkDocs ユーザーインターフェイス右上の [Tasks] タブに表示されます。

Microsoft Office での編集: HAQM WorkDocs Companion を使用して直接 Microsoft Office でドキュメントを編集できます。HAQM WorkDocs Companion は、ブラウザから Microsoft Office ファイル、.pdf ファイル、.txt ファイルを編集できるようにするアプリケーションです。変更したら、新しいバージョンとして HAQM WorkDocs サイトに保存できます。HAQM WorkDocs Companion を使用すれば、ブラウザから HAQM WorkDocs へのアクセス時にファイルを手動でダウンロード、保存、アップロードする必要がなくなります。

Microsoft Office Online で開く: HAQM WorkDocs では、[Office Online で開く] を使用してブラウザから直接 Microsoft Office ファイルを開いて編集できます。アプリケーションを切り替えることなく、Microsoft Office ファイルのフィードバックの確認、編集、変更が可能です。

Hancom Thinkfree Office Online: HAQM WorkDocs では、Hancom Thinkfree Office Online が提供する共同編集機能を使用してブラウザからリアルタイムに Microsoft Office ファイルを作成できます。同じブラウザ上で、新規のドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを作成できます。

HAQM WorkDocs アクティビティフィードによって、HAQM WorkDocs サイトでの他のユーザーによるコンテンツへの関与を簡単に追跡できます。ファイル、フォルダ、ユーザー名のいずれかによるアクションのリアルタイムの検索が可能です。検索結果のフィルタリングには複数のオプションが使用可能です。
HAQM WorkDocs では、管理者がアクティビティフィードを使用してサイト全体のアクションをファイル、フォルダ、ユーザー名でリアルタイムに追跡できます。検索結果のフィルタリングには複数のオプションが使用可能です。

HAQM WorkDocs サイトには、インターネット接続されたブラウザからアクセスできます。HAQM WorkDocs は iOS、Android、Fire Tablet 上のモバイルアプリケーション経由でのアクセスも可能で、いつでも任意のデバイスから共同作業ができます。

承認ワークフローを使用して、組織内のビジネスプロセスを遵守できます。承認ワークフローを作成し、WorkDocs に保存されているドキュメントおよびその他のファイルを 1 人以上のユーザーにルーティングして承認を求めることができます。承認ワークフローにより、ユーザーはドキュメント承認プロセスを自動化された方法で追跡および管理するためのワークフローを構築することができます。

コンプライアンス: HAQM WorkDocs は HIPAA 対応であり、PCI DSS と ISO コンプライアンス要件に準拠しています。HAQM WorkDocs は、共同作業およびファイル管理に関して、法規制要件およびコンプライアンス要件への適合を支援します。HAQM WorkDocs を使用すれば、機密性の高い財務データおよび医療データを含むファイルの保存および共同作業が可能です。また、お客様の情報セキュリティに対するコミットメントを明示できるように、HAQM WorkDocs は ISO 9001、27001、27107、27018 認証も取得しています。

Active Directory 統合: HAQM WorkDocs では Active Directory を使用してユーザーを管理できます。Active Directory を使用する場合、HAQM WorkDocs サイトに対し、ユーザーグループの作成、Multi-Factor Authentication (MFA) の有効化、シングルサインオン (SSO) の設定が可能です。HAQM WorkDocs で Active Directory を使用する際、お客様のユーザーは既存の認証情報でログインすることもできます。

HAQM WorkDocs において、Microsoft Active Directory を統合する方法は 2 つあります。オンプレミスの Active Directory と AWS Directory Service for Microsoft Active Directory (Enterprise Edition) のドメインコントローラとの間に安全な信頼関係を確立する方法と、AWS Directory Service の Active Directory Connector を使用する方法です。

自動アクティベーション: 自動アクティベーションを使用すると、WorkDocs サイトをプロビジョニングする際に、すべてのディレクトリユーザーに有効な WorkDocs アカウントが提供されます。各ディレクトリユーザーはサインインして、WorkDocs のあらゆる機能をマネージドユーザーとして使用できます。各ユーザーを一人一人手作業でアクティブ化する必要はありません。マネージドユーザーロールを持つユーザーは、WorkDocs サイトでファイルを保存して他のユーザーと共同作業をすることができます。

データレジデンシー: データレジデンシー要件を満たすために、コンテンツを保存する AWS リージョンを指定できます。お客様のユーザーは、選択した AWS リージョンに関係なく、世界中のどこからでも HAQM WorkDocs サイトにアクセスできます。現在 HAQM WorkDocs が利用可能なロケーションについては、AWS リージョンを参照してください。

データ保持: HAQM WorkDocs では、ユーザーのファイルおよびフォルダに対してサイト全体のデータ保持ポリシーを指定できます。データ保持ポリシーを使用すると、保持ポリシー期間中にユーザーが削除したファイルおよびフォルダを復元できます。保持ポリシーは HAQM WorkDocs サイトに関連するすべてのファイルとフォルダに適用されます。また、保持ポリシーはデフォルトの 60 日間から 0～365 日間の任意の値に調整できます。

IP フィルタリング許可リスト: IP アドレスに基づいた許可リストは、HAQM WorkDocs 管理コンソールで追加できます。アクセスできる IP アドレスの範囲を設定することができます。ブラウザ、HAQM WorkDocs Drive、モバイルデバイス、同期アプリケーション、コンパニオンアプリケーションからユーザーが HAQM WorkDocs サイトに接続しようとすると、リクエストが送信された IP アドレスが許可リストと照合されます。IP アドレスが許可リストにない場合、アクセスは拒否されます。許可リストを使って、IP アドレスでユーザーのアクセスをフィルタリングしない場合、すべての IP アドレスからアクセスが可能になります。

移行ツール: HAQM WorkDocs 移行サービスアプリケーションを使用すると、移行タスクを設定し、データの移行先となるターゲットの WorkDocs アカウントとサイトを選択できます。ユーザーのダウンタイムを最小限に抑えるために、移行タスクを 1 回限りのデータ転送操作として特定の期間中に実行するようにスケジュールすることも、定期的に移行することもできます。移行サービスアプリケーションでは、移行が正常に完了すると、詳細レポートを含む移行ジョブに関する最新の情報とステータスが提供されます。

ドライブレターの選択: HAQM WorkDocs Drive では、組織の構成、標準、設定に応じて任意のカスタムドライブレターを選択できます。または、特定のドライブレターを組織内で一括デプロイすることもできます。この機能により、組織は柔軟性だけでなく仮想 WorkDocs Drive の特定のドライブレターを指定するのに必要なコントロールを実現できます。

HAQM WorkDocs SDK は、管理者およびユーザーレベルのフルアクセス権を HAQM WorkDocs サイトのリソースに提供することにより、コンテンツのコラボレーションおよび管理機能をソリューションやアプリケーションに組み込む場合には有用です。HAQM WorkDocs SDK を使用すると、アクティビティフィードを分析ソリューションと統合して、HAQM WorkDocs ユーザーとファイルのリアルタイムモニタリングを構築することもできます。

拡張可能な API: HAQM WorkDocs SDK には、ユーザー管理、権限管理、共有、コメント管理、メタデータ、ラベル設定、アクティビティ追跡のための管理者およびユーザーレベルのアクションを提供する拡張可能な API が含まれています。

AWS SDK の一部: HAQM WorkDocs SDK は AWS SDK の一部であるため、セキュリティ、モニタリング、ビジネスロジック、ストレージ、分析、人工知能、アプリケーション開発向けの AWS の機能を簡単に活用できます。

API のモニタリングと通知: HAQM WorkDocs は AWS CloudTrail および HAQM SNS と統合されており、API アクションのモニタリングに役立ちます。AWS CloudTrail では API コールが記録され、HAQM SNS では新しいログファイルの配信がユーザーに通知されます。AWS CloudWatch を使用すると、モニタリングや CloudTrail ログで特定の基準が満たされたときのユーザーへの警告を自動的に行うことができます。